-            proporzionalità e non eccedenza: il rispetto di questo principio impone che gli atti amministrativi e, nello specifico, le deliberazioni, le determinazioni, i decreti e le ordinanze, ecc siano pubblicati con i soli dati pertinenti e necessari rispetto alla finalità da perseguire.

Gli atti da pubblicare non devono contenere:

a)      dati sensibili, cioè dati idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, l’adesione a partiti, associazioni, sindacati, ecc;

b)     dati giudiziari, vale a dire dati idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative, dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti o la qualità di imputato o di indagato;

c)      dati supersensibili, cioè dati sullo stato di salute e sulla vita sessuale;

d)     dati su situazioni di disagio, vale a dire dati concernenti informazioni relativi a condizioni di disagio socio – economico, che possono creare disagio o esporre l’interessato a conseguenze indesiderate (minori, anziani, soggetti inseriti in programmi di recupero, ecc);

e)      dati comuni e identificativi incompleti, o eccedenti lo scopo della pubblicazione, quali, ad esempio, il conto corrente bancario, il numero di telefono, ecc.

-esattezza ed aggiornamento: i dati pubblicati devono essere esatti e sempre aggiornati.

-            oblio: secondo il Garante, il diritto all’oblio è il diritto a che i dati personali oggetto di diffusione attraverso la rete informatica, una volta trascorso il termine necessario a raggiungere lo scopo della pubblicazione, siano cancellati o quantomeno posizionati in un’area del sito dalla quale non siano più reperibili attraverso i comuni motori di ricerca esterni.

In ogni caso, il sistema informatico, realizzato con accorgimenti per assicurare la sicurezza e l’integrità del sistema, deve registrare i documenti sequenzialmente e senza soluzione di continuità, con esclusione di interventi manuali dell’operatore, e con l’attribuzione automatica del numero di pubblicazione. Deve essere accessibile anche ai soggetti diversamente abili e consentire il reperimento delle informazioni che riguardano i documenti registrati da parte degli interessati nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali

Il sistema deve, inoltre, consentire la produzione del repertorio giornaliero e annuale dell’albo on-line, numerato progressivamente per anno solare.

Occorre anche stabilire le regole per la richiesta di pubblicazione da parte di terzi, di documenti informatici ed analogici (cioè di documenti non informatici, ivi compresi quelli cartacei).

Come indicato dal Garante nello schema di linee guida in materia di trattamento di dati personali effettuato da soggetti pubblici sul web, la messa on line di atti e documenti contenenti dati personali richiede “idonei accorgimenti volte ad assicurare forme corrette e proporzionate di conoscibilità di tali informazioni impedendo la loro indiscriminata e incondizionata reperibilità in Interne”.

Ogni amministrazione deve adottare opportuni accorgimenti tecnici, al fine di garantire:

a)      l’organizzazione dei documenti, dopo la scadenza dei termini di pubblicazione all’albo elettronico, per aree tematiche del sito istituzionale per fini conoscitivi o di trasparenza;

b)     la reperibilità dei documenti per gli atti che contengono dati personali solo mediante motori di ricerca interni al sito (ad esempio, determinazioni);

c)      la fissazione di un congruo periodo di tempo entro il quale devono rimanere disponibili (a titolo esemplificativo: i regolamenti senza limiti di tempo; le deliberazioni per un periodo di tre - cinque anni; le determinazioni fino al 31 dicembre dell’anno successivo alla loro adozione; le circolari, e gli atti organizzativi in genere limitatamente al periodo di pubblicazione all’albo, ecc, secondo le indicazioni del piano per la trasparenza);

Bisognerebbe evitare, inoltre, operazioni di duplicazione massiva dei file contenenti dati personali, secondo le regole tecniche disponibili e sempre nel rispetto dei principi di fruibilità, usabilità e di accessibilità dei siti istituzionali (anche ai sensi della legge 9 gennaio 2004, n.4, del d.P.R. 1 marzo 2005, n. 75, contenente Regolamento di attuazione della legge 9 gennaio 2004, n. 4 per favorire l'accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici, in G.U. n. 101 del 3 maggio 2005).

Aspetti operativi

Le amministrazioni e gli enti pubblici devono stabilire le regole operative per l’istituzione e la gestione dell’albo.

Sarebbe opportuno fissare alcune regole generali con apposito regolamento (per i comuni e le province, con il regolamento sull’ordinamento degli uffici e dei servizi), con rinvio per le regole di dettaglio ad un atto organizzativo generale.

Le amministrazioni e gli enti pubblici devono inoltre conformare i loro siti alle nuove regole previste dalla legge, dal DPCM del 26 aprile 2011 e dal regolamento locale, e, in generale,devono assicurare il rispetto degli standard e delle funzionalità idonee a garantire le caratteristiche di indirizzabilità e di ergonomicità, la conformità delle informazioni pubblicate sui siti informatici a quelle contenute nei documenti originali; b) l'autenticità e l'integrità nel tempo del documento amministrativo informatico; c) la fruibilità delle informazioni pubblicate in rete in modalità gratuita e senza necessità di identificazione informatica dell'utente; d) la consultazione dei documenti generati attraverso lo standard ISO 32000 o altri formati aperti conformi agli standard internazionali; e) la ricerca e la reperibilità delle informazioni dei bandi avvisi e degli esiti di gara e dei bilancio di previsione e dei rendiconti secondo le modalità previste nell'Allegato 1 al decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 26 aprile 2011 (Gazz. Uff. 177/2011) e la notifica degli aggiornamenti.

Le pubbliche e gli enti pubblici devono effettuare una ricognizione degli atti soggetti a pubblicità legale.

Per i comuni e le province, sono soggette a tale forma di pubblicazione:

a)  le deliberazioni, ai sensi dell’articolo 124 del TUEL;

b)  le determinazioni dirigenziali, sempre ai sensi dell’articolo 124 del TUEL, tenuto conto dell’interpretazione fornita dal Consiglio di Stato con decisione 15 marzo 2006, n. 1370, secondo cui nel concetto di “deliberazione” devono essere comprese tutte le decisioni dell’Ente indipendentemente dell’organo, collegiale o monocratico, che le ha assunto, anche se non si può sottacere di posizioni diverse della giurisprudenza (cfr ad esempio TAR Veneto 26 marzo 2007, n. 939);

c)   i decreti presidenziali;

d)  le ordinanze, ordinarie e contingibili e urgenti;

e)  le circolari, le direttive, e gli atti organizzativi, come previsto dall’articolo 26 della legge 241/1990 e s.m.;

f)   i regolamenti comunali/provinciali;

g) gli avvisi previsti dal T.U. sugli espropri di cui al d.P.R 327/2001;

h) gli avvisi di deposito di avvenuta approvazione o variazione di strumenti urbanistici;

i) gli atti dei servizi anagrafico, di stato civile ed elettorale per i quali norme di legge prevedono la pubblicazione all’albo pretorio.

Drafting

Gli atti destinati alla pubblicazione devono essere redatti con le cautele necessarie ad evitare il riferimento a dati sensibili, ipersensibili, ecc indicati al precedente paragrafo. Prima di procedere alla pubblicazione, è necessario, pertanto, verificare la completezza, correttezza, pertinenza, indispensabilità dei dati personali eventualmente contenuti nei documenti rispetto alle finalità della pubblicazione.

A tal fine, è opportuno verificare la possibilità, se la gestione delle deliberazione, determinazioni, ecc avviene con un sistema informatico, di dotarsi di un struttura che, attraverso la previsione di appositi campi, possa oscurare automaticamente i dati non pubblicabili.

In ogni caso, è necessario adottare alcuni accorgimenti nella redazione degli atti destinati alla pubblicazione, da valutare di volta in volta in relazione alla singola fattispecie. Ad esempio, i dati da non pubblicare potrebbero essere inseriti in un apposito documento non allegato alla determinazione, alla deliberazione, ecc, ma depositato agli atti dell’ufficio, o nel fascicolo informatico, da custodire in modo da garantirne nel tempo l’individuazione e l’inalterabilità (ad esempio, documento segnato da un numero di protocollo e copia per immagine).

Responsabilità della pubblicazione

Ciascuna amministrazione deve individuare il soggetto responsabile delle pubblicazioni all’albo elettronico. La pubblicazione degli atti all’albo elettronico potrebbe essere affidata alla competenza del dirigente della struttura cui è riferibile l’atto, oppure ad un specifico dirigente o ad un funzionario dallo stesso delegato (in possesso della firma digitale).

In ogni caso, la data di pubblicazione dovrebbe essere attestata dal dirigente o dal funzionario delegato attraverso la firma digitale del documento con validazione temporale, prevedendo, se del caso, specifiche funzionalità dell’albo elettronico per certificare automaticamente l’avvenuta pubblicazione e la firma massiva di tutti i certificati di pubblicazione.

Tempistica

La pubblicazione on line, effettuata secondo le suddette modalità, nel periodo transitorio, e cioè fino al 31 dicembre 2012, è aggiuntiva a quella sulla stampa quotidiana da effettuare secondo le modalità previste dalla normativa vigente.

Dal 1 gennaio 2013, le pubblicazione degli atti ed avvisi relativi alle procedure ad evidenza pubblica e dei bilanci le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non avranno effetto di pubblicità' legale. Tale efficacia sarà attribuita solo alla pubblicazioni on line, mentre la pubblicità sui quotidiani diventerà facoltativa e avrà il solo scopo di maggiore diffusione.

Conclusioni

Riassumendo, dal 1 gennaio 2011 solamente agli atti e ai provvedimenti amministrativi e dal 1 gennaio 2013 per il bilancio e le procedure ad evidenza pubblica, l'effetto di pubblicità legale è riconosciuto solo alla pubblicazione sul sito informatico (albo elettronico).

Per gli atti delle procedure ad evidenza pubblica e per i bilanci, fino al 31 dicembre 2012, la pubblicazione all’albo elettronico è aggiuntiva rispetto alle modalità di pubblicazione in vigore per tali atti.

Per dare concreta attuazione alla previsione normativa, ciascuna amministrazione deve stabilire, con un regolamento e con un atto organizzativo, regole tecniche, criteri e struttura delle informazioni obbligatorie per la pubblicazione nel sito informatico con valore di pubblicità legale degli atti soggetti a tale formalità.

Sono da ritenersi, pertanto, superati le decisioni giurisprudenziali secondo cui la pubblicazione sul sito internet non era idonea a far decorrere i termini di impugnazione non essendo con tale mezzo garantita l’autenticità del documento (fra le altre, TAR Sardegna 2241/2007).

Al contrario, con queste nuove regole il rapporto fra pubblicazione cartacea e pubblicazione on line si inverte: la pubblicità cartacea assume la funzione integrativa (peraltro, facoltativa) di aumentare la diffusione delle informazioni amministrative, che fin’ora è stata assolta alla pubblicazione in internet.